Comparaison maquettes entrantes / courriers sortants

Bonjour,

Je dois analyser les courriers sortants d'un client d'assurance (correspondance entre l'assureur et le client, avocat, expert, autre compagnie, agence, ...). Les documents sont donc très différents les un des autres.

Le but étant de créer un plan de classement des documents, par exemple par type de sinistre (accident, vol, ...), destinataire (client, expert, avocat, ...) type de dommage (matériel, corporel, …), acte de gestion (remboursement, clôture de dossier, demande de pièce, ...).

Nous disposons également des modèles de courriers, gérés dans un référentiel, permettant de générer ces courriers sortants. Ces maquettes sont des documents multi paragraphes dans lequel il faut sélectionner les paragraphes désirés pour composer le courrier sortant.

En pratique il semble que les courriers produits ne soient pas systématiquement constitués des paragraphes disponibles dans le modèle. L’utilisateur peut en effet complété les paragraphes par de la saisie libre, et dans les cas plus extrêmes, il peut réécrire entièrement le courrier.

Nous souhaitons donc mettre en évidence le taux d’utilisation du référentiel dans les courriers sortants, cependant je ne sais pas quelle démarche ou scénario mettre en place pour mettre en évidence ou non la relation entre les modèles (du référentiel) et les courriers sortants.

Auriez vous des pistes ou une méthodologie à me proposer ?


Merci d'avance

Bonjour,

Les courriers électroniques sont des textes comme les autres, à ceci près qu'il y a un risque de virus élevé, qu'on peut éviter en enregistrant tous les documents au format texte avant de faire des analyses. Sans parler de l'antivirus obligatoire...

Quelques pistes méthodologiques :

1 - Pour créer un plan de classement (i.e. un scénario de Tropes), vous allez analyser en bloc vos courriers, selon la méthode décrite dans le manuel de Tropes (chap. 2). Il faut bien évidemment analyser aussi les textes de votre référentiel.

2 - Ensuite, vous pourrez utiliser votre Scénario personnalisé pour comparer vos contenus, par exemple en exportant sous Excel les différents résultats, sur chaque bloc de textes. Excel va vous permettre d'appliquer des pondérations et de produire des graphiques de comparaison (et ce que vous appelez "taux d’utilisation du référentiel ").

3 - De préférence, regroupez par modalités vos documents dans des dossiers (par date, type de sinistre, etc.), cela facilitera les comparaisons et vous permettra d'analyser chaque dossier séparément.

4 - Tropes étant limité à 10.000 documents simultanés, vous pouvez regrouper les petits textes dans des gros fichiers (par modalité) pour faciliter vos analyses. Cependant il faut tenir compte des limites actuelles : Tropes ne peut pas analyser plus de 10 millions d'occurrences de mots en une seule fois (ce qui est déjà assez conséquent).

A vous de jouer.

Pierre